Prioriteiten stellen

De prioriteitenmatrix van Eisenhower

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent,” zei Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Om zijn woorden kracht bij te zetten ontwikkelde hij de prioriteitenmatrix, ook wel het Eisenhower-schema genoemd. Het concept is vooral beroemd geworden door timemanagementgoeroe Stephen Covey.

De prioriteitenmatrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk vs. onbelangrijk en dringend vs. niet dringend.

Je krijgt dan de volgende matrix:

 Wat is de definitie van urgent en belangrijk?

• Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen.

• Dringend zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Het vervelende van dringende klussen is dat ze zich niet altijd laten inplannen.

Kwadranten van tijdmanagement

Al je werkzaamheden kunnen worden ingedeeld in één van de vier kwadranten.

Kwadrant 1: belangrijk, dringend

In het eerste kwadrant bevinden zich de taken en werkzaamheden die onmiddellijke aandacht vragen. Denk aan incidenten, deadlines, noodgevallen, ongelukken, apparatuur en installaties die het begeven, acute vragen van belangrijke interne of externe klanten. De taken en werkzaamheden in het eerste kwadrant zijn ideaal voor ‘brandjesblussers’ en ‘adrenalinekickers’. Maar wanneer je je aandacht vooral op dit eerste kwadrant richt, loop je het risico dat het kwadrant alleen maar voller wordt totdat je er volledig door wordt beheerst. Taken die wel belangrijk zijn, maar minder urgent, dreigen dan onder te sneeuwen; Het échte werk blijft liggen. Daarnaast komt de (hoge) tijdsdruk de kwaliteit van het werk vaak niet ten goede.

Kwadrant 2: belangrijk, niet dringend

In het tweede kwadrant gaat het om activiteiten die belangrijk zijn, maar niet dringend. Het zijn de activiteiten die met het bereiken van je eigen doelen te maken hebben. Het tweede kwadrant wordt daarom ook wel ‘het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap’ genoemd. Voorbeelden van taken in het tweede kwadrant zijn: uitvoeren van geplande werkzaamheden, planning, netwerken, administratie, zelfreflectie en heto pruimen van je bureau. Ben je in het eerste kwadrant vooral reactief bezig – je reageert op zaken die vooral prioriteit hebben voor een ander – in het tweede kwadrant gaat het vooral om proactief handelen. Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten terechtkomen in het eerste kwadrant en hoe minder stress je hebt.

Kwadrant 3: onbelangrijk, dringend

In het derde kwadrant bevinden zich de zaken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent. Hierbij gaat het vooral om onnodige interrupties, zoals verstoringen door telefoontjes en/of mailtjes, onverwacht bezoek en (onbelangrijke) vergaderingen. Het zijn zaken die jouw probleem eigenlijk niet zijn – ze zijn niet voor niets onbelangrijk – maar wel je directe aandacht vragen. Als je druk bent met activiteiten uit het tweede kwadrant, ben je vooral bezig met dringende zaken voor anderen; je werkt volgens de prioriteiten en doelen van anderen. Je loopt het risico dat je je eigen prioriteiten uit het oog verliest. Je kunt taken uit dit kwadrant verminderen door ‘nee’ te zeggen, taken te delegeren en door praktische oplossingen als je telefoon doorschakelen naar een collega, maximaal drie maal per dag je e-mail checken of de deur van je kamer dichtdoen.

Kwadrant 4: onbelangrijk, niet dringend

In het vierde kwadrant bevinden zich de taken en werkzaamheden die niet belangrijk zijn en ook niet dringend. Het wordt ook wel ‘het kwadrant van de verspilling’ genoemd. Het gaat om zaken die je volop kunnen bezig houden maar niet bijdragen aan de realisatie van je eigen doelstelling(en).  Voorbeelden van zulke ‘tijdvreters’ zijn: surfen op het internet, dagdromen, overmatig checken van e-mail en het bezoeken van bijeenkomsten. Taken in het vierde kwadrant zijn vaak ontzettend leuk, maar als je er de hele dag mee bezig bent komt er niet veel uit je handen. Een andere naam voor het vierde kwadrant is ook wel ‘het kwadrant van de vlucht’, omdat de taken vaak worden ‘misbruikt’ om belangrijker zaken uit te stellen of om even op adem te komen. Adempauzes zijn zeker noodzakelijk, maar je kunt dan beter kiezen voor ‘onderhoudsactiviteiten’ uit het tweede kwadrant.